Customer Success Story: Automatisierte Führerscheinkontrolle in der HSE-Managementverwaltung

Heute berichten wir über eine spannende Erfolgsgeschichte eines unserer Kunden. Gemeinsam ist es uns gelungen, manuelle und fehleranfällige Prozesse durch eine moderne, automatisierte IT-Lösung zu ersetzen.

Das Projekt

Unser Kunde aus dem Bereich Großhandel und Logistik stand vor einer wiederkehrenden Herausforderung: Zahlreiche Mitarbeiter mussten regelmäßig ihre Führerscheine, Fahrerkarten und Fahrerqualifikationen vorlegen.
Diese Dokumente wurden bisher manuell geprüft - ein zeitaufwendiger Prozess mit hohem Risiko, dass abgelaufene Dokumente übersehen oder Fristen verpasst werden.

Die Folge: unnötiger Verwaltungsaufwand, potenzielle Compliance-Risiken und fehlende Transparenz.

Die Lösung

Um diese Prozesse zu optimieren, haben wir eine Software entwickelt, die als zentrale Lenkzentrale im HSE-Managementsystem fungiert. Sie bietet zahlreiche Funktionen - darunter die vollständig automatisierte Dokumentenkontrolle.

So funktioniert die Lösung im Detail:

1. Dokumentenupload: Mitarbeiter werden automatisch gebeten, ihre Führerscheine und andere relevante Dokumente über eine intuitive, webbasierte Oberfläche hochzuladen.
2. Automatische Prüfung: Mithilfe moderner OCR-Technologie werden die Dokumente analysiert, Führerscheinklassen erkannt und Gültigkeitsdaten automatisch extrahiert.
3. Digitale Ablage: Alle Dokumente werden sicher in einer digitalen Akte gespeichert - inklusive Historie, Versionierung und vollständigen Metadaten.
4. Monitoring & Benachrichtigungen: Die Software überwacht kontinuierlich die Gültigkeitsdaten und informiert automatisch, sobald ein Dokument kurz vor dem Ablauf steht.

Abbildung: Automatisierte Dokumentenprüfung mit OCR-Unterstützung

Durch diese intelligente Automatisierung konnte der gesamte Prüfprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch deutlich zuverlässiger gestaltet werden.

Technische Umsetzung der Lenkzentrale

Die Lenkzentrale wurde als Webanwendung entwickelt und nahtlos in die bestehende HSE-Managementsoftware integriert.
Ein Überblick über die technischen Komponenten:

• Frontend: Entwickelt mit Vue.js für eine moderne, reaktionsschnelle Benutzeroberfläche. Der Upload-Prozess ist intuitiv, der Dokumentstatus jederzeit transparent einsehbar.
• Backend: Basierend auf Django, verwaltet das Backend Benutzer, Dokumente und Prüfprozesse. Es stellt eine REST-API bereit und steuert die Kommunikation mit externen Diensten.
• Datenbank: Alle Daten - von Dokumenten über Metadaten bis hin zu Prüfprotokollen und Benachrichtigungen - werden sicher in PostgreSQL gespeichert.
• Dokumentenprüfung: Für die automatische Analyse und Datenerkennung kommt die Google Cloud Document AI API zum Einsatz. Die extrahierten Informationen werden direkt im System verarbeitet und revisionssicher abgelegt.

Abbildung: Dashboard der Lenkzentrale mit Übersicht über Dokumente und Benachrichtigungen

Fazit

Dank der automatisierten Führerscheinkontrolle im HSE-Managementsystem konnte unser Kunde den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, Fehlerquellen eliminieren und die Compliance-Sicherheit steigern.

Die digitale Lösung sorgt für mehr Transparenz, Zuverlässigkeit und eine deutliche Entlastung der Personalabteilung.
Die integrierte Rescan-Logik garantiert, dass keine Fristen mehr versäumt werden - alle Dokumente sind stets aktuell und revisionssicher hinterlegt.

So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: ein effizienter, sicherer und reibungsloser Betriebsalltag.