Automatisierte Dokumentenkontrolle für einen Getränkegroßhandel
Führerscheine, Fahrerkarten und Qualifikationen werden automatisch erfasst, geprüft und überwacht. Weniger Verwaltungsaufwand, keine verpassten Fristen.
- Kunde
- HSE GmbH Getränkegroßhandel
- Branche
- Großhandel und Logistik
- Region
- Niederrhein
- Leistungen
- Prozessanalyse, Individuelle Software, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, Integration in das bestehende HSE-Managementsystem
- Ergebnis
- Fristen werden automatisch überwacht und kein Dokument läuft mehr unbemerkt ab.
Ausgangssituation
Zahlreiche Mitarbeiter müssen regelmäßig Führerscheine, Fahrerkarten und Fahrerqualifikationen vorlegen. Die Dokumente wurden bisher von Hand geprüft und abgelegt.
Problem
Die manuelle Prüfung war zeitaufwendig und fehleranfällig. Abgelaufene Dokumente und verpasste Fristen waren ein Compliance-Risiko, und es fehlte ein Überblick über den aktuellen Stand.
Lösung
Eine zentrale Lenkzentrale, die in das bestehende HSE-Managementsystem integriert ist. Mitarbeiter laden ihre Dokumente über eine Weboberfläche hoch, die Prüfung läuft automatisch.
Umsetzung
- Upload: Mitarbeiter werden automatisch zum Hochladen aufgefordert.
- Automatische Prüfung: Dokumente werden per Texterkennung (OCR) ausgelesen, Führerscheinklassen und Gültigkeitsdaten werden extrahiert.
- Digitale Akte: Dokumente werden mit Historie, Versionierung und Metadaten revisionssicher abgelegt.
- Überwachung: Das System meldet automatisch, wenn Fristen ablaufen. Eine Rescan-Logik stellt sicher, dass Dokumente aktuell bleiben.
Ergebnis
Der Verwaltungsaufwand sinkt, Fehlerquellen entfallen und die Compliance-Sicherheit steigt. Die Personalabteilung wird spürbar entlastet.
Eingesetzte Technik
Vue.js, Django mit REST-API, PostgreSQL und Google Cloud Document AI zur Dokumentenanalyse.
Mehr Details finden Sie im ausführlichen Projektbericht.
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